業務棚卸し マトリクス【無料テンプレ】

「業務棚卸し」マトリクスとは

業務改善・DX推進の最初の壁は「どの業務から手をつけるか」です。業務棚卸しマトリクスは、日々の業務を「発生頻度」と「1回あたりの所要時間」の2軸で配置し、削減インパクトの大きい業務を特定します。右上（高頻度×長時間）は自動化・システム化の最優先候補＝ここを削ると効果が最大。右下（高頻度×短時間）はショートカット・テンプレ化・辞書登録などの小技が効く領域。左上（低頻度×長時間）は手順書化・外注化の候補で、属人化リスクの温床でもあります。左下はそのままでよい業務です。体感で「忙しい」を語るのをやめ、構造で語るための道具です。

軸の見方（頻度低 ↔ 頻度高 ／ 時間短 ↔ 時間長）

X軸は右に置くほど頻繁に発生する業務（毎日・毎週）、Y軸は上に置くほど1回に時間がかかる業務です。「頻度×時間＝月間総時間」なので、右上ほど月間の消費時間が大きいことを意味します。正確な計測がなくても、体感の相対位置で置くだけで優先順位の議論は始められます。

実務での使い方のコツ

まず1週間の業務を思いつくまま20個ほど書き出してから配置すると漏れが減ります。チームメンバー各自が作って見せ合うと、「同じ業務なのに所要時間が倍違う」といった改善のタネが見つかります。改善提案・稟議には、現状の盤面と改善後の想定盤面を2枚並べると説得力が出ます。

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